Strategi untuk memfasilitasi kelompok kerja yang efektif

Jika Anda secara teratur berpartisipasi dalam kelompok kerja kantor, Anda mungkin mengalami pengalaman yang membuat frustrasi saat melihat orang memaksakan agenda mereka sendiri dan terlibat dalam politik kantor daripada berfokus pada tujuan rapat.

Jadi, bagaimana Anda bisa membuat kelompok kerja Anda lebih produktif? Anda membutuhkan pemandu – pihak ketiga yang netral yang dapat melewati hambatan, memaksimalkan fokus, dan menyalurkan potensi grup. Di dunia desain, kami menyebut orang ini sebagai fasilitator. Dan relatif mudah untuk menjadi fasilitator yang dibutuhkan kelompok kerja Anda selanjutnya.

Lima Langkah Mudah Memfasilitasi

Fasilitator yang sukses memiliki lima tanggung jawab utama:

1. Membuat rencana.

2. Jadilah pemandu.

3. Tetapkan dan perkuat ekspektasi yang jelas.

4. Mengelola energi dan kepribadian.

5. Pertahankan momentumnya.

Membuat rencana

Seorang fasilitator memandu setiap sesi dengan rencana terperinci. Rencana memberikan struktur dan makna. Untuk membuat rencana yang efektif, Anda perlu memahami kepribadian kolaborator, masalah yang ingin mereka selesaikan, dan tujuan mereka. Saat Anda memiliki informasi ini, Anda dapat memilih alat dan aktivitas yang akan memberikan nilai paling besar untuk sesi tersebut.

Misalnya, jika tim Anda ingin mengoptimalkan proses operasional yang ada, Anda dapat mempertimbangkan untuk menyusun sesi di seputar alat retrospektif yang memungkinkan peserta membagikan apa yang mereka ketahui. Ini akan mengidentifikasi proses saat ini yang berguna, peningkatan potensial untuk proses ini, dan kesenjangan yang harus diisi. Kita Mulai, Berhenti, Lanjutkan alat di IBX Innovation Toolkit adalah sumber yang bagus untuk pekerjaan retrospektif seperti ini.

Kiat pro: Selalu rencanakan untuk berbagai hasil. Sasaran tim dapat berubah setelah beberapa eksplorasi sebagai grup, atau alat mungkin tidak berfungsi untuk tim tertentu. Miliki cadangan yang dapat Anda putar, untuk berjaga-jaga.

Jadilah Pemandu

Fasilitator adalah ahli dalam memfasilitasi, bukan konten. Di awal proyek, peserta mudah tersesat dalam detail perencanaan. Sebagai pemandu, peran Anda adalah membuat peserta tetap fokus pada tujuan proyek dan mendorong aliran ide-ide hebat. Anda dapat melakukan ini dengan menciptakan lingkungan kolaboratif. Pola pikir ini juga membantu Anda untuk tetap netral dan meminimalkan bias pribadi.

Tetapkan dan Perkuat Harapan yang Jelas

Seorang fasilitator memupuk ruang yang aman di mana para peserta dapat membawa diri mereka yang terbaik dan ide-ide terbaik mereka

. Kolaborasi yang sukses terjadi ketika semua orang berada di halaman yang sama, tetapi terkadang itu tampak seperti tujuan yang mulia. Di awal setiap sesi, atur nada dengan menangani ekspektasi perilaku dan tujuan hari itu.

Bahasa penting, jadi inklusif dan luas. Tiba di sesi dengan seperangkat kesepakatan perilaku yang telah ditulis sebelumnya untuk didiskusikan, tetapi biarkan peserta menambahkan kata-kata mereka sendiri atau mengedit kata-kata yang ada untuk meningkatkan partisipasi dan dukungan. Ini mungkin tidak menghilangkan konflik, tetapi jika setiap orang dapat setuju untuk mendekati pendapat yang berbeda dengan pola pikir terbuka dan hormat, peluang keberhasilan kelompok akan meningkat secara dramatis.

Misalnya, kami ingin menyertakan poin kesepakatan di mana orang merasa nyaman berbicara melalui kacamata pengalaman mereka sendiri. Namun, berbicara untuk orang lain tidak disarankan.

Kelola Energi dan Kepribadian

Seorang fasilitator menetapkan dan mengelola nada emosional dan energi ruangan

. Peserta grup akan mengandalkan Anda untuk mengatur suasana rapat. Mereka mungkin mencerminkan energi yang Anda bawa ke grup, atau mereka mungkin membutuhkan Anda untuk memberikan energi jika mereka tidak membawa energi mereka sendiri.

Karena tingkat energi tim dapat bervariasi dari pertemuan ke pertemuan, bacalah ruangan dan nilai energi kelompok saat ini. Tampil dengan senyuman dan kegembiraan yang nyata tentang tujuan hari itu akan membantu memotivasi setiap orang. Penting juga untuk menyadari bahwa energi itu terbatas, dan banyak orang memiliki kapasitas terbatas (melihat sesama introvert di rumah!). Sertakan tugas dan istirahat yang lebih mudah sebagai penyangga sebelum dan sesudah aktivitas kritis dan berenergi tinggi.

Mengelola kepribadian bisa jadi lebih sulit – orang yang sangat percaya diri cenderung bersuara lebih lantang daripada yang lain. Dinamika kekuatan dalam kelompok dapat mempengaruhi seberapa banyak seseorang bersedia berkontribusi. Untuk mengangkat semua suara, jadilah strategis tentang siapa yang menghadiri setiap sesi, gunakan grup breakout yang lebih kecil, atau buat ruang untuk kontribusi tertulis dan individu yang dapat didiskusikan nanti dengan seluruh grup.

Pertahankan Momentumnya

Tugas seorang fasilitator tidak berakhir setelah sesi ditutup. Sebagai pemandu untuk grup Anda, Anda mungkin perlu menjadwalkan waktu tambahan untuk lebih banyak kolaborasi atau untuk menindaklanjuti langkah selanjutnya. Menetapkan irama rapat yang konsisten akan memberikan garis waktu agar semua orang tetap fokus pada proyek.

Anda tidak harus menjadi pembicara publik atau ahli materi pelajaran untuk menjadi fasilitator yang hebat. Jika Anda mengerjakan pekerjaan rumah dan mempraktikkan lima tanggung jawab ini, Anda akan melihat tingkat kolaborasi yang lebih baik, implementasi proyek yang berhasil, dan kepuasan keseluruhan yang lebih besar dengan produk akhir Anda.

Kunjungi innovation.ibx.com untuk informasi lebih lanjut tentang perilaku dan alat inovasi.

Konten ini awalnya diterbitkan pada Wawasan IBX.

Tentang Tori Kontor

Tori Kontor adalah Konsultan Inovasi Senior di Tim Inovasi di Independence Blue Cross. Dia bertanggung jawab atas sumber proyek strategis, desain, manajemen, dan fasilitasi untuk berbagai klien di dalam dan di luar keluarga perusahaan Independence. Dia juga menciptakan pelatihan inovasi dan desain khusus, yang diajarkan dalam lokakarya dan sesi baik secara virtual maupun dalam modalitas hybrid. Dia memegang gelar MPH dari Universitas Drexel dan sangat memanfaatkan latar belakangnya dalam kesehatan masyarakat dan penelitian kualitatif untuk menginformasikan pendekatan desainnya untuk pemecahan masalah dan implementasi solusi. Tori menemukan bahwa kreativitasnya paling berhasil dikembangkan dengan mencoba hal-hal baru dan keluar kapan pun dia bisa!